Syarat dan Kondisi Jasa Sertifikasi ISO SUCOFINDO ICS

Click to read Terms & Conditions in English

1. UMUM

Syarat dan Kondisi ini mengatur pelaksanaan Jasa Sertifikasi oleh SUCOFINDO ICS kepada klien

2. DEFINISI

• ‘SUCOFINDO ICS’ berarti SBU SERCO sebuah Unit Bisnis Strategis dari PT. SUCOFINDO (PERSERO) yang menyediakan Jasa Sertifikasi.
• ‘Perjanjian’ berarti Syarat dan Kondisi Jasa Sertifikasi SUCOFINDO ICS
• ‘Sertifikat’ berarti sertifikat yang diterbitkan oleh SUCOFINDO ICS untuk mengakui pemenuhan terhadap standar atau spesifikasi
• ‘Prosedur Sertifikasi’ berarti prosedur yang dikembangkan oleh SUCOFINDO ICS dan digunakan dalam menilai suatu sistem, produk, proses atau jasa untuk tujuan pemberian atau pemeliharaan Sertifikasi.
• ‘Persyaratan Sertifikasi’ berarti persyaratan SUCOFINDO ICS yang digunakan dalam Sertifikasi sebagaimana diinterpretasikan oleh SUCOFINDO ICS, seperti Regulasi Pemerintah, Standar Sistem Manajemen, Spesifikasi Teknis, Standar Produk, Aturan Penggunaan Tanda Sertifikasi.
• ‘Tanda Sertifikasi’ berarti simbol, kata, atau tanda lain, yang ditetapkan oleh SUCOFINDO ICS, yang menandakan bahwa suatu system, proses, produk atau jasa telah disertifikasi oleh SUCOFINDO ICS dan memenuhi Persyaratan Sertifikasi.
• ‘Sertifikasi’ berarti proses dari mulai aplikasi, asesmen system, proses, produk atau jasa menurut Prosedur Sertifikasi, terbitnya laporan akhir dan atau Sertifikat hingga berakhirnya masa berlaku Sertifikat.
• ‘Klien’ berarti perusahaan, organisasi atau individu, yang mengajukan permohonan Sertifikasi atau Pemegang Sertifikat.
• ‘Laporan’ berarti laporan yang diterbitkan SUCOFINDO ICS kepada klien setelah asesmen.

 3.  SERTIFIKASI

1. Permohonan sertifikasi berlaku selama 1 tahun sejak tanggal permohonan diajukan dan tidak berlaku lagi pada akhir periode 1 tahun jika pelaksanaan sertifikasi belum berhasil atau tidak berlaku lagi manakala proses sertifikasi dihentikan oleh SUCOFINDO ICS karena kegagalan klien memenuhi Persyaratan Sertifikasi.
2. Klien setuju untuk mematuhi Prosedur Sertifikasi SUCOFINDO ICS dan peraturan perundangan yang berlaku terkait dengan ruang lingkup sertifikasi yang diajukan oleh klien  bekerjasama serta membantu personil SUCOFINDO ICS diantaranya dalam akses ke lokasi, fasilitas, dokumen, dan rekaman klien serta subkontraktor  dan agennya.
3. Klien menjamin bahwa semua informasi yang diberikan kepada SUCOFINDO ICS lengkap dan akurat.
4. Klien harus menyediakan kepada perwakilan SUCOFINDO ICS semua dokumen, contoh/sampel produk, gambar, spesifikasi dan informasi lain yang diperlukan untuk proses sertifikasi.
5. Klien mengizinkan perwakilan SUCOFINDO ICS memiliki akses ke lokasi Klien untuk memastikan kepatuhan Klien terhadap Persyaratan Sertifikasi, atau untuk menyelidiki keluhan.
6. Klien mengizinkan perwakilan Lembaga Akreditasi yang ingin menyaksikan pelaksanaan audit yang dilakukan oleh perwakilan SUCOFINDO ICS dan memberikan informasi yang diperlukan oleh Lembaga Akreditasi.
7. Setelah program asesmen selesai, SUCOFINDO ICS akan membuat Laporan dan memberikannya kepada klien.
8. Apabila SUCOFINDO ICS tidak puas atas pemenuhan klien terhadap persyaratan sertifikasi, klien dapat membuat perbaikan dalam waktu yang ditentukan oleh SUCOFINDO ICS.
9. Apabila klien dapat menunjukkan telah membuat tindak perbaikan atas ketidaksesuaian yang disampaikan oleh SUCOFINDO ICS kepada klien, dalam waktu yang telah ditentukan oleh SUCOFINDO ICS, SUCOFINDO ICS berwenang melakukan asesmen ulang, dengan tambahan biaya kepada Klien.
10. Apabila klien gagal membuat perbaikan yang dapat diterima oleh SUCOFINDO ICS dalam waktu yang telah ditentukan oleh SUCOFINDO ICS, SUCOFINDO ICS dapat menghentikan proses sertifikasi dan klien dapat mengajukan permohonan baru.
11. Keputusan menerbitkan sertifikat merupakan semata-mata kewenangan SUCOFINDO ICS
12. Sucofindo ICS dapat menerbitkan sertifikat apabila klien tidak melanggar Perjanjian ini serta menurut Sucofindo ICS klien telah lulus dalam proses Sertifikasi.
13. Jika menurut Sucofindo ICS Klien tidak memenuhi Perjanjian ini atau gagal dalam proses Sertifikasi, Sucofindo ICS akan menginformasikan kepada klien dan proses sertifikasi dihentikan.
14. Lingkup Sertifikasi dan tanggal kadaluwarsa Sertifikat dinyatakan dalam Sertifikat edisi terbaru.
15. SUCOFINDO ICS dapat mendelegasikan sebagian pelaksanaan layanan kepada sebuah agen atau subkontraktor.

Khusus sertifikasi ISO 45001 dan Audit SMK3:

1. Klien menginformasikan ke SUCOFINDO ICS, tanpa penundaan, tentang terjadinya insiden serius seperti kecelakaan atau pelanggaran peraturan serius yang memerlukan keterlibatan otoritas regulator.

 4. BIAYA DAN PEMBAYARAN

1. Klien harus membayar kepada SUCOFINDO ICS biaya sertifikasi yang mencakup tahapan sampai dilakukannya asesmen dan diserahkannya Laporan.
2. Klien juga harus membayar Biaya Pengawasan Berkala (Surveillance) kepada SUCOFINDO ICS selama masa berlaku sertifikat. Audit pengawasan berkala (surveillance) dilakukan paling sedikit satu kali setahun.
3. Klien harus membayar biaya tambahan atas pekerjaan tambahan yang harus dilakukan, diantaranya biaya untuk:

• mengulangi sebagian, atau semua proses asesmen karena ketidaksesuaian klien terhadap Persyaratan Sertifikasi.
• perluasan ruang lingkup sertifikasi
• tambahan pekerjaan akibat penangguhan, penarikan, dan / atau pemberlakuan kembali Sertifikat; penyelidikan komplain
• penilaian ulang akibat perubahan dalam sistem manajemen atau produk, proses atau jasa

4. Biaya juga akan dibebankan kepada klien untuk penggandaan sertifikat.
5. Klien harus membayar jumlah yang ditagihkan kepada SUCOFINDO ICS dalam mata uang yang ditentukan dalam waktu 14 hari dari tanggal tagihan/invoice.
6. SUCOFINDO ICS tidak mengembalikan biaya yang telah dibayar oleh Klien dalam hal penangguhan , penghentian Sertifikat atau penghentian proses Sertifikasi.
7. Jika Klien tidak membayar jumlah terhutang berdasarkan syarat-syarat ini tepat waktu, SUCOFINDO ICS dapat membebankan denda keterlambatan. Klien wajib membayar bunga atas jumlah tagihan oleh SUCOFINDO ICS dimulai saat jatuh tempo pembayaran sampai dengan dibayar. Bunga dihitung berdasarkan saldo harian sebesar 2% per bulan.
8. Karena biaya yang dibebankan ditetapkan berdasarkan kondisi yang berlaku pada saat mengajukan penawaran, SUCOFINDO ICS berhak menaikkan biaya selama masa berlaku setifikat.
9. SUCOFINDO ICS berhak mengubah harga setiap saat atau meninjau ulang harga yang telah disepakati dan juga dapat mensyaratkan pembayaran di muka.

 5. KEWAJIBAN KLIEN SELAMA MASA BERLAKU SERTIFIKAT

1. Setiap saat mematuhi Perjanjian ini dan mematuhi Persyaratan Sertifikasi serta perubahannya
2. menggunakan Tanda Sertifikasi dan atau Tanda Akreditasi sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan oleh SUCOFINDO ICS
3. tetap bertanggung jawab atas system, produk, proses atau jasa yang disertifikasi, sebagaimana yang tercantum dalam Sertifikat.
4. bertanggung jawab memastikan system, produk, proses atau jasa yang disertifikasi selalu memenuhi Persyaratan Sertifikasi
5. harus memastikan setiap saat bahwa segala hal yang merujuk kepada sertifikat tidak menyesatkan, termasuk namun tidak terbatas pada materi promosi dan iklan.
6. mendokumentasikan dan memelihara Sistem Manajemen sesuai dengan persyaratan standar , Persyaratan Sertifikasi dan persyaratan yang ditetapkan oleh SUCOFNDO-ICS.
7. menyediakan salinan dari seluruh atau sebagian sistem manajemen terdokumentasi untuk digunakan oleh perwakilan SUCOFINDO ICS selama asesmen atau bila diperlukan untuk tujuan referensi
8. memelihara rekaman tindakan perbaikan beserta bukti-buktinya, atas ketidak sesuaian yang disampaikan oleh SUCOSINDO-ICS kepada Klien,  dan menyediakannya manakala diperlukan oleh SUCOFINDO-ICS
9. memberitahukan kepada SUCOFINDO ICS setiap perubahan yang berhubungan  dengan system, produk, proses atau layanan.
10. menyimpan dan menyediakan rekaman semua keluhan dan tindakan perbaikan yang dilakukan berkaitan dengan kegiatan yang tercakup dalam ruang lingkup sertifikasi
11. menyimpan dan menyediakan semua tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan yang diambil berikut bukti-buktinya atas ketidaksesuaian yang ditemukan selama assesmen oleh perwakilan SUCOFINDO ICS
12. Klien setuju di-asses / diaudit oleh pengamat dari lembaga akreditasi atau lembaga pemerintah untuk pengawasan yang bertujuan untuk memastikan kesesuaian lembaga sertifikasi Sucofindo ICS telah memenuhi skema yang ditetapkan.
13. dalam audit pengawasan sebagaimana dinyatakan pada butir l) di atas, Klien mengatur semua keperluan termasuk akses terhadap lokasi, personil, subkontraktor, data dan dokumen.
14. menghentikan semua penggunaan Tanda Sertifikasi, Tanda Akreditasi dalam hal penangguhan Sertifikat
15. menghentikan semua penggunaan Tanda Sertifikasi, Tanda Akreditasi yang tidak diperbolehkan oleh SUCOFINDO ICS
16. Klien tidak menggunakan sertifikatnya sedemikian rupa sehingga mengakibatkan reputasi SUCOFINDO ICS menjadi buruk serta tidak membuat pernyataan terkait sertifikatnya yang dianggap SUCOFINDO ICS menyesatkan atau tidak sah
17. Jika Klien memberikan salinan dokumen sertifikasi kepada pihak lain, dokumen harus direproduksi secara keseluruhan atau sebagaimana ditetapkan dalam skema sertifikasi.
18. Dalam membuat referensi terhadap sertifikasi di media komunikasi seperti dokumen, brosur atau iklan, klien harus memenuhi persyaratan SUCOFINDO ICS
19. setelah penghentian/pemutusan Sertifikat (bagaimanapun ditetapkannya) segera menghentikan penggunaan Tanda Sertifikasi, Tanda Akreditasi atau rujukan pada Sertifikat pada semua dokumen maupun semua materi iklan dan promosi. Sertifikat wajib segera dikembalikan ke SUCOFINDO ICS.
20. menginformasikan ke SUCOFINDO ICS setiap perubahan badan hukum dan / atau nama, status  kepemilikan organisasi, manajemen organisasi, alamat kontak dan lokasi, ruang lingkup operasi dalam sistem manajemen yang disertifikasi serta setiap perubahan pada sistem manajemen dan proses dalam waktu sembilan puluh (90) hari sejak perubahan.
21. tidak memberikan pembayaran, hadiah, komisi, diskon, atau keuntungan lainnya kepada perwakilan  SUCOFINDO ICS baik atas nama Klien, perwakilannya atau orang lain  yang berkepentingan

6. PEMILIKAN LAPORAN DAN SERTIFIKAT

Setiap dokumen termasuk, namun tidak terbatas pada Laporan atau Sertifikat, yang disediakan oleh SUCOFINDO ICS tetap menjadi milik SUCOFINDO ICS dan Klien tidak diperbolehkan mengubah atau memberikan gambaran yang salah mengenai isi dokumen tersebut dengan cara apapun. Klien berhak membuat salinan untuk keperluan internal saja. Duplikat Sertifikat tersedia atas permintaan kepada SUCOINDO-ICS untuk tujuan komunikasi eksternal.

7. PENGAWASAN BERKALA (SURVEILLANCE)

Pengawasan berkala akan dilakukan secara periodik, paling tidak satu kali dalam setahun, terhitung sejak asesmen/audit pertama, mencakup asesmen/audit atas sistem manajemen, dokumentasi, produk, jasa sesuai lingkup yang ditentukan oleh SUCOFINDO ICS.

SUCOFINDO ICS berhak melakukan audit pengawasan berkala tanpa pemberitahuan terlebih dahulu kepada klien.

Khusus untuk skema sertifikasi PPIU (Penyelenggara Perjalanan Ibadah Umroh) pelaksanaan berkala (surveillance) harus dilakukan setiap tahun untuk akreditasi C, untuk akreditasi A dan B dapat dilakukan sesuai permintaan dari organisasi secara tertulis atau kontrak tertulis kepada SUCOFINDO ICS. Jika dalam surveillance pertama dihasilkan perubahan peringkat menjadi A/B, maka surveillance kedua bersifat optional dan harus dikomunikasikan terlebih dahulu dengan pelanggan.

8. KERAHASIAAN

SUCOFINDO ICS tidak akan mengungkapkan informasi yang diperoleh oleh SUCOFINDO ICS bila mana pemegang Sertifikat telah menyatakan secara tertulis bahwa informasi tersebut rahasia, kecuali informasi tersebut  (i) sudah diketahui SUCOFINDO ICS, (ii) atau tersedia kepada publik atau (iii) diperoleh dari sumber lain. SUCOFINDO ICS dapat mengungkapkan informasi apapun kepada (i) Pemegang Sertifikat (ii) Pemerintah, (iii) Badan Akreditasi atau (iv) masyarakat sejauh menurut pendapat SUCOFINDO ICS informasi tersebut  diperlukanu untuk memperingatkan masyarakat.

9. BATAS PERTANGGUNG JAWABAN DAN GANTI KERUGIAN

1. Sucofindo ICS berupaya secara hati-hati dan menggunakan keahliannya dalam melaksanakan jasa yang diberikan dan menerima tanggung jawab untuk kelalaian yang dapat dibuktikan.
2. Pertanggung jawaban Sucofindo ICS kepada klien dalam klaim atas kerugian atau kerusakan atau biaya yang timbul terbatas pada sejumlah yang sama dengan biaya sertifikasi yang dibayarkan kepada Sucofindo ICS.
3. Sucofindo ICS tidak bertanggung jawab kepada klien atau pihak lain atas :
   1. Kerugian, kerusakan atau biaya yang timbul akibat kegagalan klien memenuhi kewajibannya dalam proses Sertifikasi, kegagalan klien dalam membuat perbaikan dalam waktu yang telah ditentukan, kesalahan atau kekurangan informasi yang diberikan Klien kepada Sucofindo ICS
   2. Segala kerugian yang dialami oleh Klien dalam menjalankan kegiatannya
4. Klien setuju membebaskan dan melindungi PT. SUCOFINDO dan pejabat-pejabatnya, karyawan-karyawatinya, agen-agennya atau subkontraktornya dari semua klaim atas kerugian, kerusakan atau biaya yang timbul akibat jasa, proses atau produk yang disertifikasi Sucofindo ICS.

10. PENANGGUHAN, PENCABUTAN, BERAKHIRNYA SERTIFIKASI

SUCOFINDO ICS, berwenang menangguhkan, mencabut atau menolak memberikan atau memperbarui Sertifikat jika:

1. Pemegang Sertifikat melanggar Perjanjian ini.
2. Klien tidak memberikan informasi atau melaporkan adanya kecelakaan serius atau pelanggaran peraturan serius terkait K3 ke SUCOFINDO ICS
3. Dalam masa sertifikasi ditemukan ketidak sesuaian terhadap Persyaratan Sertifikasi, yang menurut Sucofindo ICS bersifat serius;
4. Tindakan yang diambil oleh Klien dalam kasus suspensi tidak memadai menurut Sucofindo ICS;
5. Klien tidak  menginformasikan kepada SUCOFINDO ICS setiap perubahan dalam sistem manajemen, produk, proses, jasa termasuk perubahan organisasi, alamat, nama organisasi.
6. Pemegang Sertifikat berhenti mengoperasikan Sistem Manajemen, memproduksi atau mendistribusikan produk, menyediakan jasa seperti dalam ruang lingkup sertifikasi.
7. Klien tidak melakukan pembayaran atas biaya yang berkaitan dengan Sertifikasi;
8. Klien menyela atau menolak kunjungan untuk asesmen/audit atau pengawasan, tanpa alasan yang dapat diterima;
9. Pemegang Sertifikat menyalahgunakan Sertifikat atau Tanda Sertifikasi;
10. Pemegang Sertifikat gagal mengambil tindakan koreksi yang memuaskan atas ketidaksesuaian, dalam waktu yang ditentukan;
11. Pemegang Sertifikat melanggar Persyaratan Sertifikasi.

Jika Sertifikasi Klien ditangguhkan:

1. Klien harus segera mengambil semua langkah yang diperlukan untuk melepaskan  penangguhan sertifikat tersebut
2. Klien harus mengambil semua langkah untuk mencegah publik disesatkan atau dirugikan

Jika SUCOFINDO ICS puas dengan tindakan perbaikan yang dilakukan oleh Klien, SUCOFINDO ICS dapat melepaskan penangguhan sertifikasi dan menginformasikannya kepada Klien

Jika Sertifikat Klien berakhir atau dicabut atau Perjanjian ini dihentikan, Klien harus segera:

1. berhenti menggunakan Tanda Sertifikasi.
2. Mengambil langkah lain yang diperlukan untuk memastikan bahwa pihak ketiga tidak disesatkan bahwa Sertifikat belum kadaluwarsa atau dibatalkan atau ditarik.
3. Menangggalkan semua rujukan terhadap Sertifikat
4. Mengambil langkah-langkah diperlukan untuk memberitahu staf, pelanggan dan / atau pemasok atas berakhirnya atau pembatalan / penarikan Sertifikasi.
5. Menghentikan semua iklan, promosi atau publikasi lainnya yang terkait dengan Sertifikasi
6. Menarik semua Sertifikat dari tampilan publik dan mengembalikan ke SUCOFINDO ICS, salinan dan aslinya

11. PEMUTUSAN HUBUNGAN

Klien dapat mengakhiri Perjanjian ini atau menghentikan Sertifikat secara sukarela, setiap saat dengan memberikan pemberitahuan tertulis 30 hari sebelumnya kepada SUCOFINDO ICS

SUCOFINDO ICS dapat mengakhiri Perjanjian ini dengan segera dengan memberikan pemberitahuan kepada Klien jika:

1. Klien gagal mematuhi Syarat dan Kondisi Perjanjian ini.
2. Terdapat perubahan dalam kendali atau kepemilikan secara langsung atau tidak langsung organisasi Klien
3. Klien melepaskan seluruh atau sebagian aset, operasi atau bisnis
4. Klien berhenti menjalankan aktivitas organisasi
5. Klien tidak lagi dapat membayar utangnya saat jatuh tempo;
6. langkah-langkah diambil oleh pemberi kredit untuk mengambil kepemilikan atau melepas seluruh atau sebagian  asetnya atau operasi atau bisnisnya;
7. klien dalam proses kebangkrutan atau proses likuidasi
8. bila Klien dalam kerjasama, Klien sedang dalam proses pembubaran kerjasama atau salah satu pihak kerjasama meninggal dunia.

Pada saat penghentian Perjanjian ini Klien harus segera

1. berhenti menggunakan Tanda Sertifikasi
2. Mengambil semua langkah lain yang diperlukan untuk memastikan bahwa pihak ketiga tidak disesatkan untuk percaya bahwa Sertifikat belum kadaluwarsa atau dibatalkan atau ditarik.
3. Mengambil langkah-langkah untuk menghapus semua rujukan pada Sertifikasi
4. Mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk memberitahu staf, pelanggan dan / atau pemasok mengenai berakhirnya atau pembatalan / penarikan Sertifikat.
5. Menghentikan semua iklan, promosi atau publikasi lainnya terkait Sertifikasi
6. Menarik semua Sertifikat dari tampilan publik dan mengembalikan ke SUCOFINDO ICS baik  asli maupun salinannya

 12. MASA BERLAKU

1. Perjanjian ini berlaku selama proses Sertifikasi dan selanjutnya selama masa berlaku Sertifikat.
2. Masa berlaku sertifikasi yang diberikan oleh SUCOFINDO ICS kepada klien adalah selama tiga tahun.
3. Khusus untuk Sertifikasi Produk:
4. Masa berlaku sertifikasi yang diberikan oleh SUCOFINDO ICS kepada klien untuk SNI wajib mengacu kepada persyaratan regulasi terkait, sedangkan untuk SNI sukarela selama tiga tahun.
5. Khusus untuk Sertifikasi Legalitas Kayu:
6. Masa berlaku sertifikasi yang diberikan oleh SUCOFINDO ICS kepada klien mengacu kepada persyaratan regulasi.
7. Khusus untuk Sertifikasi GMP:
8. Masa berlaku sertifikasi yang diberikan oleh SUCOFINDO ICS kepada klien adalah selama satu tahun.
9. Khusus untuk Sertifikasi Usaha Pariwisata:
10. Masa berlaku sertifikasi yang diberikan oleh SUCOFINDO ICS kepada klien untuk tingkat risiko tinggi, risiko menengah tinggi, tinggat risiko menengah rendah dan risiko rendah mengacu kepada persyaratan regulasi.

 13. KEADAAN KAHAR

Tidak ada pihak yang bertanggung jawab atas kegagalan atau tertunda dalam melaksanakan kewajibannya berdasarkan Perjanjian ini jika kegagalan atau penundaan itu disebabkan oleh banjir, kebakaran, gempa bumi, atau kejadian lain di luar kendali para pihak.

14. HUKUM DAN YURISDIKSI

Perjanjian ini diatur oleh hukum Indonesia.
Semua perselisihan yang timbul atau sehubungan dengan Perjanjian ini akan diselesaikan di bawah Badan Arbitrase Nasional Indonesia (BANI).

15. BAHASA

Perjanjian ini dibuat dalam bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris. Untuk keperluan interpretasi, perjanjian yang digunakan adalah perjanjian dalam Bahasa Indonesia

16. TRANSFER

SUCOFINDO-ICS memiliki tanggung jawab dan tindakan untuk menerima audit yang dilakukan oleh Lembaga Sertifikasi lain yang terakreditasi KAN/Badan Akreditasi lain.

SUCOFINDO-ICS memiliki tanggung jawab dan tindakan untuk mentransfer sertifikasinya ke Lembaga Sertifikasi lain sesuai dengan prosedur yang berlaku jika akreditasinya dicabut oleh KAN/Badan Akreditasi lain.

17. KELUHAN DAN PERSELISIHAN

1. Organisasi yang tersertifikasi berhak mengajukan keluhan terkait kagiatan sertifikasi.
2. Sucofindo ICS akan menanggapi dan mengambil tindakan yang sesuai atas keluhan terkait organisasi yang tersertifikasi, yang bertindak atas nama Sucofindo ICS.
3. Sucofindo ICS akan menanggapi keluhan yang diajukan oleh organiasi dalam waktu satu bulan setelah keluhan diterima.

18. BANDING

1. Organisasi yang disertifikasi berhak mengajukan banding apabila hasil keputusan sertifikasi tidak sesuai.
2. Banding terhadap keputusan sertifikasi harus dibuat secara tertulis kepada Sucofindo ICS dalam waktu 14 hari kalender setelah organisasi secara resmi diberitahu tentang keputusan tersebut.
3. Pada saat menerima banding, Ketua Badan Pelaksana akan menunjuk Panel Banding. Panel Banding terdiri dari minimal tiga (3) anggota yang mewakili Sucofindo, pemohon banding dan badan independen seperti arbitrase atau badan akreditasi. Para anggota harus independen dari operasi Sucofindo ICS. Anggota yang mewakili badan independen akan menjadi ketua rapat.
4. Rapat Panel Banding akan diadakan dalam waktu 30 hari kalender sejak diterimanya pemberitahuan tersebut dan pemohon banding harus diberi pemberitahuan setidaknya 7 hari kalender dari waktu dan tempat pertemuan tersebut. Pada pertemuan seperti itu, pemohon dan Sucofindo ICS berhak untuk didengar secara rahasia. Mayoritas Panel Banding sebagaimana dinyatakan oleh Ketua bersifat final. Pemohon banding harus diberi tahu secara tertulis tentang keputusan tersebut.