4.12 Term and Conditions for SUCOFINDO ICS Certification Services
Syarat dan Kondisi Jasa Sertifikasi SUCOFINDO ICS
Terms and Conditions for SUCOFINDO ICS Certification Services
1. UMUM
Syarat dan Kondisi ini mengatur pelaksanaan Jasa Sertifikasi oleh SUCOFINDO ICS kepada klien
2. DEFINISI
‘SUCOFINDO ICS’ berarti SBU SERCO sebuah Unit Bisnis Strategis dari PT. SUCOFINDO (PERSERO) yang menyediakan Jasa Sertifikasi.
‘Perjanjian’ berarti Syarat dan Kondisi Jasa Sertifikasi SUCOFINDO ICS
‘Sertifikat’ berarti sertifikat yang diterbitkan oleh SUCOFINDO ICS untuk mengakui pemenuhan terhadap standar atau spesifikasi
‘Prosedur Sertifikasi’ berarti prosedur yang dikembangkan oleh SUCOFINDO ICS dan digunakan dalam menilai suatu sistem, produk, proses atau jasa untuk tujuan pemberian atau pemeliharaan Sertifikasi.
“Persyaratan Sertifikasi” berarti persyaratan SUCOFINDO ICS yang digunakan dalam Sertifikasi sebagaimana diinterpretasikan oleh SUCOFINDO ICS, seperti Regulasi Pemerintah, Standar Sistem Manajemen, Spesifikasi Teknis, Standar Produk, Aturan Penggunaan Tanda Sertifikasi.
‘Tanda Sertifikasi’ berarti simbol, kata, atau tanda lain, yang ditetapkan oleh SUCOFINDO ICS, yang menandakan bahwa suatu system, proses, produk atau jasa telah disertifikasi oleh SUCOFINDO ICS dan memenuhi Persyaratan Sertifikasi.
‘Sertifikasi’ berarti proses dari mulai aplikasi, asesmen system, proses, produk atau jasa menurut Prosedur Sertifikasi, terbitnya laporan akhir dan atau Sertifikat hingga berakhirnya masa berlaku Sertifikat.
‘Klien’ berarti perusahaan, organisasi atau individu, yang mengajukan permohonan Sertifikasi atau Pemegang Sertifikat.
‘Laporan’ berarti laporan yang diterbitkan SUCOFINDO ICS kepada klien setelah asesmen.
3. SERTIFIKASI
Permohonan sertifikasi berlaku selama 1 tahun sejak tanggal permohonan diajukan dan tidak berlaku lagi pada akhir periode 1 tahun jika pelaksanaan sertifikasi belum berhasil atau tidak berlaku lagi manakala proses sertifikasi dihentikan oleh SUCOFINDO ICS karena kegagalan klien memenuhi Persyaratan Sertifikasi.
Klien setuju untuk mematuhi Prosedur Sertifikasi SUCOFINDO ICS dan peraturan perundangan yang berlaku terkait dengan ruang lingkup sertifikasi yang diajukan oleh klien bekerjasama serta membantu personil SUCOFINDO ICS diantaranya dalam akses ke lokasi, fasilitas, dokumen, dan rekaman klien serta subkontraktor dan agennya.
Klien menjamin bahwa semua informasi yang diberikan kepada SUCOFINDO ICS lengkap dan akurat.
Klien harus menyediakan kepada perwakilan SUCOFINDO ICS semua dokumen, contoh/sampel produk, gambar, spesifikasi dan informasi lain yang diperlukan untuk proses sertifikasi.
Klien mengizinkan perwakilan SUCOFINDO ICS memiliki akses ke lokasi Klien untuk memastikan kepatuhan Klien terhadap Persyaratan Sertifikasi, atau untuk menyelidiki keluhan.
Klien mengizinkan perwakilan Lembaga Akreditasi yang ingin menyaksikan pelaksanaan audit yang dilakukan oleh perwakilan SUCOFINDO ICS dan memberikan informasi yang diperlukan oleh Lembaga Akreditasi.
Setelah program asesmen selesai, SUCOFINDO ICS akan membuat Laporan dan memberikannya kepada klien.
Apabila SUCOFINDO ICS tidak puas atas pemenuhan klien terhadap persyaratan sertifikasi, klien dapat membuat perbaikan dalam waktu yang ditentukan oleh SUCOFINDO ICS.
Apabila klien dapat menunjukkan telah membuat tindak perbaikan atas ketidaksesuaian yang disampaikan oleh SUCOFINDO ICS kepada klien, dalam waktu yang telah ditentukan oleh SUCOFINDO ICS, SUCOFINDO ICS berwenang melakukan asesmen ulang, dengan tambahan biaya kepada Klien.
Apabila klien gagal membuat perbaikan yang dapat diterima oleh SUCOFINDO ICS dalam waktu yang telah ditentukan oleh SUCOFINDO ICS, SUCOFINDO ICS dapat menghentikan proses sertifikasi dan klien dapat mengajukan permohonan baru.
Keputusan menerbitkan sertifikat merupakan semata-mata kewenangan SUCOFINDO ICS
Sucofindo ICS dapat menerbitkan sertifikat apabila klien tidak melanggar Perjanjian ini serta menurut Sucofindo ICS klien telah lulus dalam proses Sertifikasi.
Jika menurut Sucofindo ICS Klien tidak memenuhi Perjanjian ini atau gagal dalam proses Sertifikasi, Sucofindo ICS akan menginformasikan kepada klien dan proses sertifikasi dihentikan.
Lingkup Sertifikasi dan tanggal kadaluwarsa Sertifikat dinyatakan dalam Sertifikat edisi terbaru.
SUCOFINDO ICS dapat mendelegasikan sebagian pelaksanaan layanan kepada sebuah agen atau subkontraktor.
Klien menginformasikan ke SUCOFINDO ICS, tanpa penundaan, tentang terjadinya insiden serius seperti kecelakaan atau pelanggaran peraturan serius yang memerlukan keterlibatan otoritas regulator.
4. BIAYA DAN PEMBAYARAN
Klien harus membayar kepada SUCOFINDO ICS biaya sertifikasi yang mencakup tahapan sampai dilakukannya asesmen dan diserahkannya Laporan.
Klien juga harus membayar Biaya Pengawasan Berkala (Surveillance) kepada SUCOFINDO ICS selama masa berlaku sertifikat. Audit pengawasan berkala (surveillance) dilakukan paling sedikit satu kali setahun.
Klien harus membayar biaya tambahan atas pekerjaan tambahan yang harus dilakukan, diantaranya biaya untuk :
i) mengulangi sebagian, atau semua proses asesmen karena ketidaksesuaian klien terhadap Persyaratan Sertifikasi.
ii) perluasan ruang lingkup sertifikasi
iii) tambahan pekerjaan akibat penangguhan, penarikan, dan / atau pemberlakuan kembali Sertifikat; penyelidikan komplain
iv) penilaian ulang akibat perubahan dalam sistem manajemen atau produk, proses atau jasa
Biaya juga akan dibebankan kepada klien untuk penggandaan sertifikat.
Klien harus membayar jumlah yang ditagihkan kepada SUCOFINDO ICS dalam mata uang yang ditentukan dalam waktu 14 hari dari tanggal tagihan/invoice.
SUCOFINDO ICS tidak mengembalikan biaya yang telah dibayar oleh Klien dalam hal penangguhan , penghentian Sertifikat atau penghentian proses Sertifikasi.
Jika Klien tidak membayar jumlah terhutang berdasarkan syarat-syarat ini tepat waktu, SUCOFINDO ICS dapat membebankan denda keterlambatan. Klien wajib membayar bunga atas jumlah tagihan oleh SUCOFINDO ICS dimulai saat jatuh tempo pembayaran sampai dengan dibayar. Bunga dihitung berdasarkan saldo harian sebesar 2% per bulan.
Karena biaya yang dibebankan ditetapkan berdasarkan kondisi yang berlaku pada saat mengajukan penawaran, SUCOFINDO ICS berhak menaikkan biaya selama masa berlaku setifikat.
SUCOFINDO ICS berhak mengubah harga setiap saat atau meninjau ulang harga yang telah disepakati dan juga dapat mensyaratkan pembayaran di muka.
5. KEWAJIBAN KLIEN SELAMA MASA BERLAKU SERTIFIKAT
setiap saat mematuhi Perjanjian ini dan mematuhi Persyaratan Sertifikasi serta perubahannya
menggunakan Tanda Sertifikasi dan atau Tanda Akreditasi sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan oleh SUCOFINDO ICS
tetap bertanggung jawab atas system, produk, proses atau jasa yang disertifikasi, sebagaimana yang tercantum dalam Sertifikat.
bertanggung jawab memastikan system, produk, proses atau jasa yang disertifikasi selalu memenuhi Persyaratan Sertifikasi
harus memastikan setiap saat bahwa segala hal yang merujuk kepada sertifikat tidak menyesatkan, termasuk namun tidak terbatas pada materi promosi dan iklan.
mendokumentasikan dan memelihara Sistem Manajemen sesuai dengan persyaratan standar , Persyaratan Sertifikasi dan persyaratan yang ditetapkan oleh SUCOFNDO-ICS.
menyediakan salinan dari seluruh atau sebagian sistem manajemen terdokumentasi untuk digunakan oleh perwakilan SUCOFINDO ICS selama asesmen atau bila diperlukan untuk tujuan referensi
memelihara rekaman tindakan perbaikan beserta bukti-buktinya, atas ketidak sesuaian yang disampaikan oleh SUCOSINDO-ICS kepada Klien, dan menyediakannya manakala diperlukan oleh SUCOFINDO-ICS
memberitahukan kepada SUCOFINDO ICS setiap perubahan yang berhubungan dengan system, produk, proses atau layanan.
menyimpan dan menyediakan rekaman semua keluhan dan tindakan perbaikan yang dilakukan berkaitan dengan kegiatan yang tercakup dalam ruang lingkup sertifikasi
menyimpan dan menyediakan semua tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan yang diambil berikut bukti-buktinya atas ketidaksesuaian yang ditemukan selama assesmen oleh perwakilan SUCOFINDO ICS
Klien setuju di-asses / diaudit oleh pengamat dari lembaga akreditasi atau lembaga pemerintah untuk pengawasan yang bertujuan untuk memastikan kesesuaian lembaga sertifikasi Sucofindo ICS telah memenuhi skema yang ditetapkan.
dalam audit pengawasan sebagaimana dinyatakan pada butir l) di atas, Klien mengatur semua keperluan termasuk akses terhadap lokasi, personil, subkontraktor, data dan dokumen.
menghentikan semua penggunaan Tanda Sertifikasi, Tanda Akreditasi dalam hal penangguhan Sertifikat
menghentikan semua penggunaan Tanda Sertifikasi, Tanda Akreditasi yang tidak diperbolehkan oleh SUCOFINDO ICS
Klien tidak menggunakan sertifikatnya sedemikian rupa sehingga mengakibatkan reputasi SUCOFINDO ICS menjadi buruk serta tidak membuat pernyataan terkait sertifikatnya yang dianggap SUCOFINDO ICS menyesatkan atau tidak sah
Jika Klien memberikan salinan dokumen sertifikasi kepada pihak lain, dokumen harus direproduksi secara keseluruhan atau sebagaimana ditetapkan dalam skema sertifikasi.
Dalam membuat referensi terhadap sertifikasi di media komunikasi seperti dokumen, brosur atau iklan, klien harus memenuhi persyaratan SUCOFINDO ICS
setelah penghentian/pemutusan Sertifikat (bagaimanapun ditetapkannya) segera menghentikan penggunaan Tanda Sertifikasi, Tanda Akreditasi atau rujukan pada Sertifikat pada semua dokumen maupun semua materi iklan dan promosi. Sertifikat wajib segera dikembalikan ke SUCOFINDO ICS.
menginformasikan ke SUCOFINDO ICS setiap perubahan badan hukum dan / atau nama, status kepemilikan organisasi, manajemen organisasi, alamat kontak dan lokasi, ruang lingkup operasi dalam sistem manajemen yang disertifikasi serta setiap perubahan pada sistem manajemen dan proses dalam waktu sembilan puluh (90) hari sejak perubahan.
tidak memberikan pembayaran, hadiah, komisi, diskon, atau keuntungan lainnya kepada perwakilan SUCOFINDO ICS baik atas nama Klien, perwakilannya atau orang lain yang berkepentingan.
6. PEMILIKAN LAPORAN DAN SERTIFIKAT
Setiap dokumen termasuk, namun tidak terbatas pada Laporan atau Sertifikat, yang disediakan oleh SUCOFINDO ICS tetap menjadi milik SUCOFINDO ICS dan Klien tidak diperbolehkan mengubah atau memberikan gambaran yang salah mengenai isi dokumen tersebut dengan cara apapun. Klien berhak membuat salinan untuk keperluan internal saja. Duplikat Sertifikat tersedia atas permintaan kepada SUCOINDO-ICS untuk tujuan komunikasi eksternal.
7. PENGAWASAN BERKALA (SURVEILLANCE)
Pengawasan berkala akan dilakukan secara periodik, paling tidak satu kali dalam setahun, terhitung sejak asesmen/audit pertama, mencakup asesmen/audit atas sistem manajemen, dokumentasi, produk, jasa sesuai lingkup yang ditentukan oleh SUCOFINDO ICS.
SUCOFINDO ICS berhak melakukan audit pengawasan berkala tanpa pemberitahuan terlebih dahulu kepada klien.
8. KERAHASIAAN
SUCOFINDO ICS tidak akan mengungkapkan informasi yang diperoleh oleh SUCOFINDO ICS bila mana pemegang Sertifikat telah menyatakan secara tertulis bahwa informasi tersebut rahasia, kecuali informasi tersebut (i) sudah diketahui SUCOFINDO ICS, (ii) atau tersedia kepada publik atau (iii) diperoleh dari sumber lain. SUCOFINDO ICS dapat mengungkapkan informasi apapun kepada (i) Pemegang Sertifikat (ii) Pemerintah, (iii) Badan Akreditasi atau (iv) masyarakat sejauh menurut pendapat SUCOFINDO ICS informasi tersebut diperlukanu untuk memperingatkan masyarakat.
9. BATAS PERTANGGUNG JAWABAN DAN GANTI KERUGIAN
Sucofindo ICS berupaya secara hati-hati dan menggunakan keahliannya dalam melaksanakan jasa yang diberikan dan menerima tanggung jawab untuk kelalaian yang dapat dibuktikan.
Pertanggung jawaban Sucofindo ICS kepada klien dalam klaim atas kerugian atau kerusakan atau biaya yang timbul terbatas pada sejumlah yang sama dengan biaya sertifikasi yang dibayarkan kepada Sucofindo ICS.
Sucofindo ICS tidak bertanggung jawab kepada klien atau pihak lain atas :
Kerugian, kerusakan atau biaya yang timbul akibat kegagalan klien memenuhi kewajibannya dalam proses Sertifikasi, kegagalan klien dalam membuat perbaikan dalam waktu yang telah ditentukan, kesalahan atau kekurangan informasi yang diberikan Klien kepada Sucofindo ICS
Segala kerugian yang dialami oleh Klien dalam menjalankan kegiatannya
Klien setuju membebaskan dan melindungi PT. SUCOFINDO dan pejabat-pejabatnya, karyawan-karyawatinya, agen-agennya atau subkontraktornya dari semua klaim atas kerugian, kerusakan atau biaya yang timbul akibat jasa, proses atau produk yang disertifikasi Sucofindo ICS.
10. PENANGGUHAN, PENCABUTAN, BERAKHIRNYA SERTIFIKASI
SUCOFINDO ICS, berwenang menangguhkan, mencabut atau menolak memberikan atau memperbarui Sertifikat jika:
Pemegang Sertifikat melanggar Perjanjian ini.
Pemegang Sertifikat melanggar Persyaratan Sertifikasi;
Pemegang Sertifikat gagal mengambil tindakan koreksi yang memuaskan atas ketidaksesuaian, dalam waktu yang ditentukan,;
Pemegang Sertifikat menyalahgunakan Sertifikat atau Tanda Sertifikasi;
Klien menyela atau menolak kunjungan untuk asesmen/audit atau pengawasan, tanpa alasan yang dapat diterima;
Klien tidak melakukan pembayaran atas biaya yang berkaitan dengan Sertifikasi;
Pemegang Sertifikat berhenti mengoperasikan Sistem Manajemen, memproduksi atau mendistribusikan produk, menyediakan jasa seperti dalam ruang lingkup sertifikasi.
Klien tidak menginformasikan kepada SUCOFINDO ICS setiap perubahan dalam sistem manajemen, produk, proses, jasa termasuk perubahan organisasi, alamat, nama organisasi.
Tindakan yang diambil oleh Klien dalam kasus suspensi tidak memadai menurut Sucofindo ICS;
Dalam masa sertifikasi ditemukan ketidak sesuaian terhadap Persyaratan Sertifikasi, yang menurut Sucofindo ICS bersifat serius;
Klien tidak memberikan informasi atau melaporkan adanya kecelakaan serius atau pelanggaran peraturan serius terkait K3 ke SUCOFINDO ICS
Jika Sertifikasi Klien ditangguhkan:
Klien harus segera mengambil semua langkah yang diperlukan untuk melepaskan penangguhan sertifikat tersebut
Klien harus mengambil semua langkah untuk mencegah publik disesatkan atau dirugikan
Jika SUCOFINDO ICS puas dengan tindakan perbaikan yang dilakukan oleh Klien, SUCOFINDO ICS dapat melepaskan penangguhan sertifikasi dan menginformasikannya kepada Klien
Jika Sertifikat Klien berakhir atau dicabut atau Perjanjian ini dihentikan, Klien harus segera:
<