Implementasi Sistem Manajemen Mutu Guna Kepuasan Konsumen dan Karyawan
Sistem manajemen mutu membawa pengaruh jangka panjang bagi perusahaan. Manajemen mutu mengarah pada apa dikerjakan perusahaan atau organisasi dalam menghasilkan produk maupun jasa.
Dalam proses tersebut terdapat standarisasi yang akan memberikan manfaat kepada konsumen dan perusahaan. Hal ini dilakukan untuk mengetahui apakah sudah memenuhi syarat kualitas tertentu.
Salah satu yang menjadi standar kualitas adalah Sertifikat ISO 9001. Standar ini bertaraf internasional. Jika suatu perusahaan atau organisasi sudah mendapatkannya berarti telah sesuai dan memenuhi persyaratan internasional dalam hal sistem manajemen mutu.
Jika perusahaan sudah memenuhi syarat tersebut artinya kebutuhan konsumen secara spesifik terpenuhi. Dalam hal ini perusahaan memiliki tanggung jawab atas jaminan kualitas produk-produk maupun jasa yang dihasilkan.
Ketahui Apa Itu Sistem Manajemen Mutu
Sistem manajemen mutu adalah suatu prosedur yang dibentuk untuk mengontrol dan mengawasi kegiatan maupun tugas di internal perusahaan. Dengan adanya sistem ini diharapkan produk dan jasa dapat mencapai target secara konsisten.
Sistem ini juga diartikan sebagai alat untuk membantu perusahaan mempertahankan kualitas secara keseluruhan. Sistem manajemen mutu melibatkan seluruh sumber daya manusia yang memadai serta berorientasi pada kepuasan pelanggan.
Demi mencapai tujuan yang berkaitan dengan kualitas, perusahaan harus mendapatkan dukungan dari semua pihak, termasuk karyawan. Dalam prosesnya mengelola, menjaga, dan meningkatkan kualitas dilakukan berdasarkan beberapa prinsip.
- Fokus konsumen. Perusahaan harus peka terhadap kebutuhan konsumen agar dapat memenuhi kepuasan pelanggan.
- Kepemimpinan. Pemimpin harus mampu menyeimbangkan antara tujuan perusahaan dan kebutuhan karyawan.
- Keterlibatan sumber daya manusia. Perusahaan harus menyesuaikan serta melibatkan karyawan secara keseluruhan untuk melancarkan seluruh fungsi operasional organisasi.
- Fokus pada proses. Agar menghasilkan barang dan jasa yang berkualitas, sebuah organisasi harus berorientasi pada proses. Hal ini dimaksudkan untuk penilaian sertifikasi ISO 9001.
- Pendekatan sistem manajemen mutu. Prinsip ini diharapkan akan mempercepat tercapainya visi dan misi organisasi serta meningkatkan profit.
- Perbaikan berkesinambungan. Suatu organisasi diharapkan mampu meningkatkan kualitas dan efektivitasnya secara bertahap.
- Pendekatan faktual. Keputusan yang diambil harus berdasarkan fakta aktual sehingga bisa diselesaikan secara efektif.
Tujuan utama dari sistem manajemen mutu sendiri adalah mendukung tercapainya semua target organisasi. Mulai dari penentuan standar kerja organisasi maupun badan usaha sehingga membentuk sumber daya yang berkualitas.
Kemudian memudahkan suatu organisasi atau badan usaha dalam mencapai visi dan misi. Di mana di dalamnya terdapat visi untuk meningkatkan kepercayaan konsumen terhadap produk yang ditawarkan.
Tujuan lain berkaitan dengan budaya kerja yang solid, rapih, serta terarah, sehingga mampu meningkatkan motivasi kerja seluruh karyawan maupun anggota perusahaan. Secara bertahap akan membantu perusahaan mengembangkan bisnisnya.
Dari standar sertifikasi ISO 9001 setiap perusahaan atau organisasi mampu mengukur kesesuaian antara kebutuhan dengan persyaratan standar tertentu. Hal tersebut dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dengan pemenuhan kebutuhan sesuai persyaratan proses maupun produk.
Mendorong setiap anggota organisasi atau perusahaan untuk meningkatkan kemampuannya sesuai dengan standarisasi sistem manajemen mutu. Menghasilkan sumber daya handal dan bertanggung jawab serta meningkatkan kredibilitas di mata stakeholder.
Berbagai Prosedur dalam Sistem Manajemen Mutu
Terdapat 2 tahapan penting berkaitan dengan prosedur manajemen mutu. Mengacu pada persyaratan procedural dalam sertifikasi ISO 9001 2015. Berikut 2 hal yang wajib dipenuhi perusahaan atau organisasi.
1. Dokumentasi
Prosedur pertama ini mewajibkan tiga dokumen organisasi. Yaitu ruang lingkup pengaplikasian ISO 9001, kebijakan mutu serta sasaran mutu. Pada versi sebelumnya yaitu 2008 diwajibkan adanya Manual Mutu serta 6 Prosedur wajib.
Keenam prosedur tersebut merupakan pengendalian dokumen, rekaman, produk tidak sesuai, audit internal, tindakan perbaikan serta tindakan pencegahan. Selain itu dokumen kebijakan dan sasaran mutu.
Prosedur sendiri merupakan organisasi menstandarisasikan cara dalam melakukan aktivitas dari merubah input menjadi output. Didalamnya harus ada dokumentasi misalnya pencatatan, registrasi dan sebagainya.
Keteraturan setiap proses dari merubah input jadi output ini akan masuk pada penilaian. Apakah sesuai dengan standar internasional yang saat ini berlaku yaitu sertifikasi ISO 9001. Atau masih diperlukan perbaikan yang nantinya untuk menunjang pengelolaan kualitas.
2. Implementasi dokumen
Implementasi ini untuk dokumen yang sudah disahkan. Dilakukan oleh tim independen atau badan sertifikasi yang ditunjuk. Memiliki badan akreditasi yang diakui yaitu ANAS-BNR untuk ditindaklanjuti melakukan berbagai aktivitas audit.
Prosedur audit mengacu pada standar yang diikuti. Jadi bukan hanya menilai kebijakan perusahaan atau organisasi secara subyektif. Namun penilaian netral, berdasarkan aturan standarisasi.
Hasil audit yang telah diselesaikan kemudian akan menentukan lulus atau tidaknya organisasi tersebut. Bila dinyatakan lulus, nama organisasi bisa dilihat dalam website resmi badan Sertifikasi ISO 9001 2015 yang mengutus auditor tersebut.
Memilih jasa konsultan ISO juga penting dilakukan. Bagi perusahaan atau organisasi di Indonesia bisa menggunakan layanan dari Sucofindo. Baik perusahaan berskala kecil atau besar sehingga sistem manajemen mutu benar-benar efektif.
Untuk informasi lebih lanjut mengenai layanan sertifikasi, anda bisa membaca artikel kami di sini. Jika Anda dan perusahaan Anda membutuhkan informasi lebih lanjut terkait layanan kami, hubungi dan konsultasikan hal tersebut di sini.
