Pembekuan, Pencabutan, Penghentian, Pembatalan, dan Pengaktifan Kembali Sertifikat ISPO

A. Penyebab Pembekuan, Pencabutan dan Penghentian Sertifikat

  1. Apabila ketidaksesuaian ditemukan pada saat audit surveillance, Audit Team Leader (ATL) harus memantau seluruh tindakan perbaikan dari Organisasi.

  2. Ketidaksesuaian yang diterbitkan saat Audit Surveillance akan mengakibatkan sertifikat dibekukan.

  3. Apabila dalam waktu kurang dari 3 (tiga) bulan sejak rapat penutupan audit Organisasi dapat melakukan tindakan perbaikan yang memadai untuk ketidaksesuaian yang diterbitkan, maka sertifikat dapat diaktifkan kembali.  

  4. Apabila dalam waktu lebih dari 3 (tiga) bulan sejak rapat penutupan audit Organisasi tidak melakukan tindakan perbaikan, maka sertifikat dicabut/dibatalkan oleh Komisi ISPO.

B. Pembekuan dan Pencabutan Sertifikat dari Hasil Audit

  1. Setelah Tim Audit memberikan laporan hasil audit, maka Kepala Bagian Operasi menunjuk Technical Reviewer untuk melakukan pengambilan keputusan.

  2. Jika rekomendasinya adalah pembekuan atau pencabutan sertifikat, maka laporan diserahkan kepada Kepala SBU untuk ditindaklanjuti.

  3. Kepala SBU meninjau ulang laporan hasil audit berdasarkan Syarat dan Kondisi Yang Mengatur Sertifikasi Indonesian Sustainable Palm Oil (ISPO) sebagai referensi.

  4. Jika menyetujui rekomendasi dari tim audit, maka Kepala SBU meminta kepada Kepala Bagian Operasi untuk mempersiapkan laporan pembekuan/pencabutan dan untuk mengambil tindakan seperti yang terperinci dalam bagian E-G.

C. Pembekuan dan Pencabutan Sertifikat karena Tidak Bersedia Dilakukan Audit Surveillance

  1. Apabila Organisasi menolak dilakukan audit surveillance atau meminta mengundurkan jadwal surveillance lebih dari masa surveillance yang telah ditetapkan sejak terbitnya Sertifikat ISPO, Kepala Bagian Operasi memastikan bahwa terdapat bukti terkait penolakan dan permintaan tersebut dan melaporkan kepada Kepala SBU.
  2. Kepala SBU meminta kepada Kepala Bagian Operasi untuk mempersiapkan laporan pembekuan/pencabutan kepada Komisi ISPO dan untuk mengambil tindakan seperti yang terperinci dalam bagian E-G.

D. Pembekuan atau Pencabutan Sertifikat karena Permintaan dari Organisasi

  1. Permintaan dari Organisasi untuk pembekuan atau pencabutan sertifikat secara sukarela harus meminta persetujuan dari Kepala SBU.
  2. Kepala Bagian Operasi memastikan bahwa Organisasi memberitahukan secara tertulis terkait permintaan tersebut.
  3. Jika permintaan diterima, maka Kepala SBU meminta kepada Kepala Bagian Operasi untuk mempersiapkan laporan pembekuan/pencabutan kepada Komisi ISPO dan untuk mengambil tindakan seperti yang terperinci dalam bagian E-G

E. Persetujuan Rekomendasi untuk Pembekuan/Pencabutan Sertifikat

  1. Kepala Bagian Operasi, bersama Technical Reviewer meninjau ulang laporan pembekuan/pencabutan sertifikat.
  2. Jika technical review mendukung untuk pembekuan/pencabutan sertifikat, maka technical review menandatangani laporan pembekuan/pencabutan.
  3. Jika tidak disetujui, maka Kepala Bagian Operasi menindaklanjutinya.

F. Pengawasan terhadap Pembekuan dan Pencabutan Sertifikat

  1. Pada akhir periode pembekuan sertifikat Organisasi, Kepala Bagian Operasi meninjau ulang status pembekuan sertifikat.

  2. Jika tindakan perbaikan telah dilakukan oleh Organisasi, maka Technical Reviewer melakukan evaluasi terhadap dokumen Organisasi dan meninjau ulang rekomendasinya.

  3. Jika Technical Reviewer mendukung rekomendasi untuk pembatalan dari pembekuan atau pencabutan sertifikat, maka anggota Technical Reviewer menandatangani Laporan Pembekuan/Pencabutan.

  4. Jika tidak disetujui atau tidak dilakukan tindakan perbaikan, maka Kepala Bagian Operasi menyiapkan laporan pembekuan/pencabutan yang merekomendasikan pencabutan dan menyerahkan kepada Technical Reviewer untuk ditinjau ulang dan disetujui.

  5. Dalam hal pembekuan sertifikat, Kepala Bagian Operasi memastikan bahwa sistem sertifikasi dari Organisasi sementara tidak berlaku. Dalam hal pembekuan sertifikat, maka Organisasi tidak boleh melakukan promosi tentang sertifikasinya dan membuat status pembekuan sertifikasi yang dapat diakses oleh publik. Jangka waktu pembekuan sertifikasi tidak lebih dari 3 (tiga) bulan. Jika jangka waktu pembekuan sertifikasi telah lebih dari 3 (tiga) bulan, maka pencabutan sertifikat dapat direkomendasikan.

  6. Dalam hal pembekuan atau pencabutan sertifikat, Kepala Bagian Operasi memastikan melalui pemberitahuan kepada Organisasi untuk menghentikan seluruh kegiatan promosi yang mencantumkan hal-hal tentang status sertifikasinya.

G. Pemberitahuan Kepada Organisasi

  1. Kepala SBU memastikan bahwa surat pemberitahuan kepada Organisasi terdiri dari:

    • Keputusan SUCOFINDO ICS mengenai pembekuan dan pencabutan sertifikat

    • Kewajiban Organisasi ketika sertifikatnya dicabut atau dibekukan

    • Permintaan untuk mengembalikan sertifikat ISPO kepada SUCOFINDO ICS (jika sertifikat dicabut)

    • Informasi kepada Organisasi mengenai hak untuk menyampaikan keluhan dan/atau permohonan berdasarkan Syarat dan Kondisi (mengacu pada Complaints and Disputes (ADM 3.04) and Appeals (ADM 3.12)).

  2. Setelah ditandatangani, Kepala SBU menyerahkan surat kepada Kepala Bagian Operasi dan memastikan bahwa :

    • Surat tersebut diserahkan kepada Organisasi,

    • 1 (satu) salinan disimpan dalam file Organisasi,

    • Direktori SUCOFINDO ICS diperbaharui

H. Penghentian Sertifikat

  1. Penghentian dapat direkomendasikan dalam kondisi:

    • Pembaharuan sertifikat Organisasi yang disertifikasi tanpa alasan yang dapat diterima.

    • Organisasi yang bersertifikat menolak audit pembaruan tanpa alasan yang dapat diterima

    • Organisasi gagal mematuhi perubahan standar, peraturan atau persyaratan.

    • Penghentian bisnis Organisasi.

    • Organisasi yang disertifikasi gagal mematuhi perjanjian persyaratan dan ketentuan.

  2. Kapan pun diperlukan, jika rekomendasi tersebut untuk penghentian, Kepala Bagian Operasi harus menyerahkan file pemegang lisensi kepada Kepala SBU dan mengeluarkan surat penghentian kepada Organisasi yang bersertifikat.

  3. Kepala SBU akan mengatur pertemuan Tinjauan Teknis untuk meninjau rekomendasi penghentian.

  4. Kepala SBU memberi tahu Kepala Bagian Operasi untuk memastikan Organisasi bersertifikat tidak menggunakan Merek dan Label Sertifikasi dari semua produk.

  5. Kepala Bagian Operasi harus menarik sertifikat asli dari Organisasi yang bersertifikat.

I Pemulihan Sertifikat

  1. Koordinator Administrasi mengusulkan pemulihan sertifikat (FRM. 3.15e) yang dilengkapi dengan bukti komunikasi (surat penawaran pengawasan, email, dan media komunikasi lainnya) kepada Kepala Bagian Penjualan.

  2. Koordinator Administrasi mengeluarkan formulir pemulihan dan menjadwalkan audit surveillance.

  3. Koordinator Administrasi menerima formulir pemulihan dan mengubah status sertifikat dalam SIOS menjadi aktif.

J. Pembatalan Aplikasi Permohonan

  1. Pembatalan dapat direkomendasikan dengan kondisi mengikuti ISPO 4.12 Syarat dan Ketentuan (poin 3.1)
  2. Koordinator Administrasi harus menyiapkan rekomendasi pembatalan dari Operasional atau Penjualan.
  3. Kepala Bagian Operasi akan meninjau rekomendasi menggunakan Syarat & Ketentuan yang Mengatur Sertifikasi (ISPO 4.12) sebagai referensi.

REKAMAN

Rekaman harus disimpan atau dimusnahkan sesuai dengan Prosedur Archival and Disposal of Record (ADM 3.08).