Mekanisme Pengaduan Whistleblower

SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN 

Untuk merealisasikan upaya penegakan prinsip GCG dan menciptakan situasi kerja yang bersih dan bertanggungjawab, Perseroan menerapkan sistem Whistle Blowing System (WBS). WBS merupakan bagian dari pengendalian internal perusahaan untuk mengurangi resiko terhadap adanya pelanggaran dan sebagai salah satu media pelaporan dalam mencegah dan mendeteksi potensi terjadinya pelanggaran etika dan hukum di Perseroan. Sejak tahun 2016, SUCOFINDO mulai menerapkan sistem pelaporan atas dugaan penyimpangan atau whistleblowing system (WBS). 

Mekanisme Pelaporan Pelanggaran 

  1. Perusahaan menyediakan media penyampaian Pelaporan atas Dugaan Penyimpangan melalui media komunikasi yang ditetapkan perusahaan, sebagai berikut: 
  • Telepon: (021) 7983777 
  • Website: https://wbs.SUCOFINDO.co.id 
  • Email: wbs@sucofindo.co.id  
  • Faksimili: (021) 7986786
  • SMS: 08117983777 
  • Kotak Surat: PO BOX WBS SUCOFINDO JKTM 12700 
  1. Pelapor menyampaikan Pelaporan Dugaan Penyimpangan diterima oleh Sistem Aplikasi WBS dan atau Tim WBS.
  2. Sistem Aplikasi WBS dan atau Tim WBS memastikan kesediaan Pelapor untuk mengungkapkan identitas.
  3. Registrasi Pelaporan yang dilakukan secara intensif oleh pelapor ke dalam Sistem Aplikasi WBS dan atau oleh Tim WBS.
  4. Tim WBS melakukan validasi dan analisis Pelaporan serta menyusun Laporan WBS untuk disampaikan ke Dewan Komisaris.
  5. Dewan Komisaris menyampaikan rekomendasi kepada Direksi agar menindaklanjuti dugaan penyimpangan yang tertuang dalam Laporan WBS.
  6. Direksi sebagai Pejabat Yang Berhak Memeriksa (PYBR) menugaskan Satuan Pengawasan Intern (SPI) dan atau Tim yang ditunjuk untuk melakukan pencarian fakta dan atau pemeriksaan sesuai dengan ketentuan Perusahaan yang berlaku.
  7. Direksi sebagai Pejabat Yang Berhak Menghukum (PYBM) memberikan sanksi kepada pegawai yang terbukti melakukan penyimpangan.

Perlindungan Terhadap Pelapor 

Perusahaan berkomitmen untuk merahasiakan identitas dan melindungi Pelapor yang bersedia mengungkapkan identitasnya dan memiliki itikad/niat yang baik, berupa: 

  1. Tersedianya fasilitas saluran Pelaporan yang dapat menyamarkan identitas Pelapor. 
  2. Jaminan kerahasiaan identitas Pelapor. 
  3. Jaminan keamanan informasi dan perlindungan terhadap tindakan balasan dari Terlapor, yang berupa ancaman keselamatan fisik, teror psikologis, keselamatan keluarga, keselamatan harta, keamanan pekerjaan dan segala bentuk tindakan lain yang mengancam Pelapor. 
  4. Perusahaan memberikan bantuan dan perlindungan hukum kepada Pelapor atas tindakan balasan dari Terlapor berupa tuntutan hukum. 

Penanganan Pengaduan 

  1. Setelah laporan diterima Tim WBS akan memproses pelaporan kemudian melakukan validasi laporan, laporan “bukan penyimpangan” atau “sampah” akan dihapuskan dari Sistem WBS sedangkan laporan yang dikategorikan sebagai “penyimpangan” akan ditindaklanjuti. 
  2. Tim WBS kemudian melakukan analisa laporan dan menindaklanjuti laporan penyimpangan tersebut 
  3. Selanjutnya Tim WBS akan menyusun laporan WBS yang berisi rekomendasi tindaklanjut atas Pelaporan Atas Dugaan Penyimpangan untuk disampaikan kepada Dewan Komisaris 

Pihak yang Mengelola Pengaduan 
Tim WBS merupakan personil yang diusulkan oleh Direksi dan ditetapkan oleh Dewan Komisaris secara rahasia untuk mengelola penerapan WBS meliputi penerimaan, validasi dan analisis Pelaporan Dugaan Penyimpangan, pengelolaan aplikasi dan database serta menyusun Laporan WBS. 

Unsur dari Tim WBS terdiri dari 3 (tiga) fungsi utama yaitu: 

  1. Tim Administrasi WBS, yaitu tim yang mengelola informasi Pelaporan Dugaan Penyimpangan, meliputi pengelolaan database, aplikasi, data entry Pelaporan Dugaan Penyimpangan dari media surat, telepon dan faksimili. 
  2. Tim Validasi WBS, yaitu tim yang melakukan proses validasi Pelaporan Dugaan Penyimpangan dengan pemilahan: 

            a. Pelaporan yang tidak memenuhi persyaratan (pelaporan sampah).
            b. Pelaporan yang bermanfaat bagi Perusahaan akan tetapi tidak termasuk dalam kategori Pelaporan WBS.
            c. Pelaporan Dugaan Penyimpangan yang memenuhi persyaratan dalam kategori Pelaporan WBS yang layak untuk ditindaklanjuti. 

        3. Tim Analisa WBS yaitu tim yang melakukan analisis Pelaporan Dugaan Penyimpangan untuk diproses lebih lanjut meliputi: 

            a. Klasifikasi Pelaporan
            b. Kecukupan bukti/indikasi awal 
            c. Analisis perkiraan dampak risiko 
            d. Evaluasi prioritas
            e. Penyusunan Laporan WBS 

Penghargaan dan Sanksi 
a. Penghargaan bagi Pelapor Pelapor yang memberikan Pelaporan dan terbukti dapat mencegah dan atau mengurangi terjadinya penyimpangan yang merugikan Perusahaan diberikan penghargaan. Ketentuan mengenai kriteria dan besarnya penghargaan yang diberikan akan diatur lebih lanjut dalam Keputusan Direksi.

b. Sanksi atas Pelaporan Palsu Dalam hal Pelaporan yang disampaikan tidak didasari dengan itikad baik, tidak memiliki dasar, mengandung unsur bukti palsu, fitnah, pencemaran nama baik, maka Pelapor tersebut dapat dikenakan sanksi sesuai ketentuan yang berlaku.